Şirketinizi kurdunuz, artık kendi işinizin patronusunuz. O halde kolları sıvayıp, işletmenizin can damarı olan ön muhasebenize dair tüm detaylara hakim olma zamanı geldi. Stok durumu, cari hesabın takibi ve gelir gider yönetimi gibi işinize yarayacak tüm ön muhasebe modüllerini bu yazımızda ele aldık. Neden önemli olduğunu ve nasıl yapıldığını ise detaylarıyla anlattık.
Her zaman şu cümlenin altını çiziyoruz: "Bir işletmenin hayat damarlarından biri kusursuz işleyen bir ön muhasebedir." Peki, ön muhasebe neden önemlidir ve ön muhasebede ne yapılır? İşte cevabı...
Ön muhasebe görev tanımı, en genel ifadeyle bir şirketin finansal yönetimini sağlayacak her türlü veriyi takip etmesidir. İşletmenin nakit parası, müşterileri, stokları, çekleri, faturaları, teklif yönetimi, banka hesapları, senetleri gibi temel unsurlarının kayıtlarını ve bunların hareketlerini takip etmek için kullanılır; şirketin kendi bünyesinde tutulmalıdır.
Bir işletmenin finansal işlemlerinin rutin bir şekilde işleyişi sağlandığı için, öncelikle yoğun dikkat gerektiren bir iştir.
Ön muhasebe görevleri firmanın mali kayıtlarından kasa, çek, banka veya irsaliye gibi günlük rutin işlere, tahsilat işlemlerinden stok takibine kadar pek çok detayı içinde barındırır. Takibin ve titiz çalışmanın öneminin büyük olmasından dolayı, karmaşıklığa mahal vermeden belirli bir düzende gidilmesi şarttır.
Tüm bu görevler bir nevi, "Ön muhasebeci ne iş yapar?" sorusunun cevabı niteliğindedir. Ön muhasebeciler, yetkin olmaları gereken yukarıda bahsettiğimiz pek çok konu ile şirketin en önemli hayat damarlarından biri olma rolünü üstlenirler.
İşletmeleri ilgilendiren en önemli finansal bilgiler bu kapsamda takip edilir. Ön muhasebe kayıtları, bir işletmenin tüm girdi ve çıktılarının belgesi niteliğindedir. Bir işletme sahibi, şirketine fotokopi makinesi almak istediğinde bile önce finansal durumunu kontrol etmelidir. Bu nedenle bu alanda bilgisi kuvvetli olan bir işletme sahibinin finansal operasyonları ile ilgili rutin işleri takip ve kontrol etmesi çok daha kolay olur.
Aksi takdirde nakit sıkıntısı yaşayabilir. Bu nedenle işletme sahibinin ihtiyacı olduğu bilgilere anında ulaşabilmesi için ön muhasebesini kendi bünyesinde takip etmesi gerekir.
Ön muhasebe işleri birçok ayrıntıyı içinde barındıran konular bütünüdür. Bu konuların belli başlı bazı işlevleri vardır. Bunları daha yakından inceleyerek "Ön muhasebe ne yapar?" sorunun cevabını birlikte öğrenelim.
Müşteri-Tedarikçi (Cari) Hesap Takibi
Şirketinizin müşteri ve tedarikçi hesaplarının toplamı cari hesaplarınızdır. Bir başka deyişle, müşteri ve tedarikçilerinizle gerçekleştirdiğiniz tüm ticari faaliyetler cari hesabın konusudur. Her türlü alım satım işlemi, tahsilat ve ödemeler ile borç ve alacak takibi cari hesap takibi kapsamında yapılır. Böylece borç ve alacaklar detaylı incelenerek ödeme ve tahsilat işlemleri için gerekli mutabakatlar eksiksizce gerçekleştirilir.
Stok ve Depo Takibi
Ürün alım satımı yapan firmalar için depolarındaki malın takibinin yapılması önemli bir konudur. Stok takibini düzenli olarak yaparak en çok satılan ürünler hakkında firma sahiplerine bir öngörü sağlar.
Depo takibi ile farklı lokasyonlardaki depolara ait ürünlerin stok durumu kontrol edilir. Belirlenen kritik stok seviyesi ile stokta azalan ürünler tespit edilerek müşterilerin hangi ürünlere ilgi gösterip göstermediği analiz edilebilir.
Çek/Senetleri Takibi
Nakit alışveriş yapmadığınız zamanlarda ödemelerinizi çek veya senet ile almak isteyebilirsiniz. Bu durumda çek ve senetlerinizin takibini yapmanız önemlidir. Eğer size olan borç karşılığında çek alıyor ve müşterinize olan borcunuz karşılığında bu çeki bozdurmadan çek cirolama işlemi yapıyorsanız çek takibi yapmak ekstra önem kazanır.
Senetlerinizi de vade tarihleriyle birlikte takip etmek nakit akışınızı bilebilmeniz için önemlidir.
Çalışan Takibi
Çalışanlarınızla olan işlemlerde maaş, avans, prim, yemek kartı, vergi giderlerini takip etmek ve çalışanlarınızın bakiyesini bilerek ödemelerinizi ona göre planlamak önemlidir. Ayrıca, çalışanlarınız şirket adına cepten harcamalar yapıyorsa bunların da ayrıca takibinin yapılması gerekmektedir.
Kasa/Banka Hesap Takibi
Bankaya yatırılan ve bankadan çekilen paralar, ödenen çekler, yapılan veya gelen havalelerin hepsi nakit akışı kategorisindedir. Şirketinizin nakit akışının yönetilmesi yani kasa/banka hesap takibi büyük bir önem taşır.
Diyelim ki bu işlemler gözünüzü korkuttu ve nasıl baş edeceğim diye düşünmeye başladınız. O halde şimdiye kadar denenmiş geleneksel yöntemlerle "Ön muhasebe nasıl tutulur?" sorusuna cevap verelim.
Defter kullanmak
Bunlardan biri en geleneksel yöntem olan ve bakkal hesabı olarak bilinen “Deftere Yazma” yöntemi. Tüm işlemlerinizi deftere kaydeder ve gerektiğinde tüm vaktinizi ilgili sayfayı bulmakla harcarsınız. İlaveten defterin yırtılma veya kaybolması gibi hiç hoş olmayan ihtimallerden bahsetmeye gerek bile yok. Kulağa çok da mantıklı gelmedi değil mi?
Excel kullanmak
Bir diğer yöntem Excel’e kaydetme yöntemi. Bu yöntemde işin içine formüller ve diğer fonksiyonlar girdikten sonra oldukça karmaşık hale gelmeye başlayabiliyor. İyi bir Excel kullanıcısı değilseniz istediğiniz raporları veya tabloları oluşturmanız saatlerinizi, hatta bazı durumlarda günlerinizi alabilir.
Excel’i yalnızca bilgisayarınızda tutuyorsanız ve herhangi bir yedekleme yapmadıysanız, kaybolması, bilgisayarınızın bozulması ve çalınması durumunda verilerinizi kaybedebilirsiniz.
Büyük miktarda veri ile çalışmanız halinde ise birden çok çalışma sayfasına ihtiyacınız olur ve bu da karmaşık bir hal alabilir. Bu gibi durumlarda üzerinde çalıştığınız dosyanın çok yavaşlaması ya da çökmesi gibi sonuçlarla karşılaşmak kaçınılmazdır. Excel’in bir diğer zorluğu ise daha önce yapmış olduğunuz işlemlerinizi ararken bulmanın hiç de kolay olmamasıdır.
Bu noktada online hizmetlerden de yararlanabileceğinizi aklınızın bir köşesinde olmasını öneririz. e-Muhasebe kavramının gitgide yükseldiği günümüzde, dijital uygulamalar üzerinden hata payının en aza indirilerek işlerinizi yürütmenin kolaylığını da unutmamak gerekir.
Şirket içinde tutulması
Bazı şirketler ise çoğunlukla şirket içinde bir muhasebeciye sahip olduklarından, bir masaüstü yazılım ve bir ön muhasebe elemanı yardımıyla işlerini çözebiliyorlar. Bu durumda yazılımın lisans ücretini, bununla beraber gelecek danışmanlık ücretlerini ve eleman çalıştırmanın getirdiği maliyetleri hesaba katmakta fayda var.
Ön muhasebede işletmelere düşen birtakım görev ve konular vardır. Ön muhasebe ile ilgili bir işletmenin bilmesi gerekenler kısaca şöyledir:
Buradaki maddeleri incelediğimizde aslında bir ön muhasebecinin bilmesi gerekenleri yanıtlamış oluyoruz.
Ön muhasebe zorlukları olabilen fakat düzenli ve online tutulduğu zaman iş yükünüzü hafifleterek verimliliğinizi artırabilen bir alan. Bu nedenle, ön muhasebenize dair her bir detaya hakim olmanız önemli.
Finansal işlemlerinizden zaman kazanmak ve rakiplerinizden her zaman bir adım önde olmak için henüz e-malimusavir.org abonesi değilseniz uygulamamızı yıl sonuna kadar (31.12.2022) ücretsiz deneyebilirsiniz. Bunun için tek yapmanız gereken bizimle iletişime geçmeniz.
